Wat is SharePoint

Wat is dat dan SharePoint

Auteur: Paul Keijzers, directeur KbWorks B.V. Zie: www.KbWorks.nl

Welkom op de site http://www.watissharepoint.nl wij willen hier een duidelijke uitleg geven van wat sharepoint is. Ook heeft deze site een blog waar onder andere andere bedrijven die bezig zijn met SharePoint een stuk zullen gaan schrijven wat er standaard al mogelijk is met SharePoint.

Microsoft SharePoint is een onderdeel van de Microsoft Office familie.

Het is een geïntegreerde suite om mensen, processen en gegevens bijeen te brengen. SharePoint wordt vaak als een raamwerk beschreven dat als basis dient voor intranet; extranet en zelfs internet sites te maken.

Wat zijn de voordelen

Een eenvoudige, vertrouwde en consistente gebruikerservaring

SharePoint Server is nauw geïntegreerd met bekende clientdesktoptoepassingen, e-mail en webbrowsers voor een consistente gebruikerservaring waarmee de interactie van personen met inhoud, processen en bedrijfsgegevens wordt vereenvoudigd.

De productiviteit van werknemers verhogen door dagelijkse bedrijfsactiviteiten te vereenvoudigen.

Profiteer van de meegeleverde werkstromen voor het starten, bijhouden en rapporteren van algemene bedrijfsactiviteiten, zoals documentcontrole en -goedkeuring, probleemtracering en handtekeningverzameling.

Aan de wettelijke vereisten voldoen via uitgebreide controle over de inhoud.

Door beveiligingsinstellingen, opslagbeleid, controlebeleid en vervalacties in te stellen voor bedrijfsrecords in overeenstemming met de wettelijke vereisten kunt u ervoor zorgen dat uw gevoelige bedrijfsgegevens effectiever kunnen worden gecontroleerd en beheerd.

Effectief inhoud beheren en opnieuw gebruiken voor een hogere bedrijfswaarde.

Bedrijfsgebruikers en auteurs van inhoud maken en indienen voor goedkeuring en geplande implementatie op het intranet of internetsites. Het beheer van inhoud in meerdere talen wordt vereenvoudigd.

Toegang voor de gehele organisatie tot gestructureerde en niet-gestructureerde informatie over verschillende systemen vereenvoudigen.

U kunt de gebruikers toegang geven tot bedrijfsgegevens die u hebt gevonden in algemene bedrijfssystemen, zoals SAP en Siebel via SharePoint Server.

Personen in contact brengen via informatie en expertise. Eigendom KbWorks B.V.

In zakelijke zoekacties van SharePoint Server worden bedrijfsgegevens opgenomen samen met informatie over documenten, personen en webpagina’s voor uitgebreide, relevante resultaten.

Intern en extern gedeelde bedrijfsprocessen versnellen.

Zonder aangepaste toepassing te coderen kunt u slimme oplossingen op basis van elektronische formulieren gebruiken om belangrijke bedrijfsgegevens van klanten, partners en leveranciers te verzamelen via een webbrowser.

Bedrijfsgegevens delen zonder gevoelige informatie vrij te geven.

U kunt de werknemers toegang geven tot real-time, interactieve Microsoft Office Excel-werkbladen vanuit een webbrowser via Excel-services die worden uitgevoerd op SharePoint Server. Met deze werkbladen kunt u één centrale en bijgewerkte versie onderhouden en efficiënt delen, terwijl u eigendomsgegevens beveiligd die zijn ingesloten in de documenten (zoals in financiële modellen).

Mensen beter geïnformeerde beslissingen laten maken door belangrijke bedrijfsgegevens op één centrale locatie te onderhouden.

Met SharePoint Server kunt u eenvoudig live, interactieve BI-portals (Business Intelligence) maken waarmee belangrijke bedrijfsgegevens uit verschillende bronnen worden verzameld en weergegeven met geïntegreerde BI-voorzieningen.

Eén geïntegreerd platform voor het beheer van intranet-, extranet- en internettoepassingen voor het gehele bedrijf.

SharePoint Server is gebouwd op een open, schaalbare architectuur met ondersteuning voor webservices en compatibiliteitsstandaarden, inclusief XML en SOAP (Simple Object Access Protocol).

Wat houdt het SharePoint dan in?

Binnen het raamwerk is het mogelijk een content te beheren en samen te werken aan onder andere documenten, projecten ook wel een samenwerkingsverband van een team of van een bedrijf genoemd.

Zo is het mogelijk om Document versie beheer te doen. Dat wil zeggen als persoon “X” een document maakt en “Y” past dit aan en de versie van het document van “X” was eigenlijk toch correct; dat je via het bekijken van Versiebeheer de juiste versie terug kunt halen. Bij veel bedrijven gebeurt dit  via Office Verkenner en worden documenten zonder traceerbaarheid overgeschreven.

 Ook is het mogelijk om een Takenlijst te maken, waarbij een leidinggevende taken uitdeelt en deze afgevinkt kunnen worden op de SharePoint site. Hierdoor worden alle werkzaamheden centraal geregeld. Ook  is het mogelijk om hier een herinneringen aan te koppelen, zodat iemand tijdig eraan herinnerd wordt tegen het moment dat een taak dreigt af te lopen.

SharePoint werkt met Lijsten om bijvoorbeeld informatie te delen die binnen het portaal belangrijk zijn. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld een Favorietenlijst te maken met alle links die belangrijk zijn voor het betreffende intranet.

Ook is het mogelijk om rssfeeds te importeren in de SharePoint site.

In de huidige versie 2007 is het mogelijk om bedrijfsprocessen vast te leggen via Workflows. In de nieuwe versie SharePoint 2010 is er zelfs mogelijkheid om dit vanuit Visio te beheren.

Navolgend een voorbeeld voor intranet en extranet sites.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een aanvraag voor een vergunning. Deze vergunning moet bekeken en goedgekeurd worden door meerdere personnen in een organisatie. Dit is nu vaak een tijdrovende klus. Ook komt er af en toe wel eens iets tussen door. Door middel van workflows in SharePoint is het mogelijk om door middel van alerts de betreffende vergunning binnen afzienbare tijd goed of af te keuren.

Maar voor het internet zijn er ook tal van toepassingen door het publish mechanisme wat in SharePoint zit.

Bekende SharePoint internet sites zijn:

http://www.douwe-egberts.nl (hier heeft KbWoks B.V. aan meegewerkt)

http://www.senseo.nl (ook hier heeft KbWorks B.V. aan meegewerkt)

http://www.ferrari.com

http://www.hedkandi.com/

voor meer Internet sites kijk hier

Wat hierboven beschreven is behoort tot de standaard functies van SharePoint. Buiten het design van de internet site is hier dus geen programmeur voor nodig zoals bij veel andere producten wel het geval is.

Er zijn natuurlijk nog veel meer features en functionaliteiten binnen SharePoint die wij in de komende  blogposts zullen toelichten.

Onderstaand filmpje (in het Engels) geeft een goede indruk over de mogelijkheden van SharePoint