Het Komt vaak voor dat bij bedrijven bepaalde sites een Quota krijgen voor hun verbruik.
Dit kan bijvoorbeeld ingesteld zijn op 5gb. Dat klinkt erg veel maar met versiebeheer kan dat erg snel oplopen.
Waarom? Voor elke wijziging die je op het systeem doet word een nieuw exemplaar opgeslagen. Ik ben al een keer tegengekomen dat
Er 90 versies waren bewaard van 1 document van 10 mb reken maar uit dan is 1 document al 900mb opslag van je 5gb dit loopt dus snel op.
Nu weet iedereen dat als je 90 versies hebt dat je nooit meer terug gaat naar de 80ste versie bijvoorbeeld.
Je zou misschien 5 a 10 versies bij willen houden in de historie en daarna wil je ze toch echt niet meer zien of raadplegen.
Het mooie en minder mooie is dat je het per bibliotheek kan instellen nadeel voor beheerders is dat je dus alle bibliotheken langs moet gaan.
Maar een ontwikkelaar zou hier eventueel een stukje intelligente code voor kunnen schrijven.
Maar goed het gaat in ieder geval om hoe je als eigenaar van de lijst het versiebeheer instelt.
Allereerst gaan we naar de Site en dan naar de document bibliotheek in mijn geval heet de Bibliotheek voorbeeld. Standaard staat op de lijst versioning uit
Hierna gaan we naar bibliotheek settings:
Daarna verschijnt de pagina met de instellingen:
Hier ga je naar Versie beheer instellingen.
Zoals je hier ziet staat versioning staat uit. We gaan dit aanzetten. Afhankelijk van de wijzigingen die wilt doen kies je
Voor grote en kleine wijzigingen of alleen grote wijzigingen. In ons geval kiezen we voor beide.
Zoals je in bovenstaande screenprint ziet zie je dat nu de opties voor het aantal versies
Beschikbaar komen.
We kunnen dus kiezen hoeveel concepten en hoeveel grote versies beschikbaar moeten blijven.
In ons geval zet ik het bij beide op 5
Let op nadat je op ok klikt word de instelling meteen actief.
Dit houd ook in dat mocht je versiebeheer al hebben ingesteld en er dus bijvoorbeeld al 90 versies waren.
Dan worden de oude versies in de Prullenbak gegooid. Deze dient dus ook nog schoon te worden gemaakt.
Hier wil ik later nog een tip voor geven.
Natuurlijk heb ik wel weer een filmpje gemaakt hoe het in de werkelijkheid werkt.
kbworks
siebedevries
Hans van den Akker
Ricardo Schinning
Ron Kats
Om te voorkomen dat je dit voor elke documentbibliotheek moet aanpassen, kun je een sjabloon aanmaken: de standdardbibliotheek die ik gebruikers aanbied, maakt gebruik van checkin/checkout en de 20 laatste (major) versies worden bewaard.
Hiermee maak je het als functioneel beheerder een stuk gemakkelijker voor jezelf.
Siebe de Vries,
FAB SharePoint
Spaarne Ziekenhuis
Vraagje:
Ik heb al wat ervaring met het opzetten van Sharepointsites, ook enkele sites waar ISO documenten worden opgeslagen (met verplicht versiebeheer). Groot probleem is dat bij het uitchecken van een document dit document niet meer zichtbaar is voor de gebruikers (en dat kan dus niet bij ISO).
Heeft SPPS2010 dit opgelost?? ik zou dus graag zien dat de laatste major version zichtbaar blijft totdat er een nieuwe major version gepubliceerd wordt. PS ik werk met SPPS2003
Naar mijn weten is het document wat je uitcheckt nog steeds zichtbaar voor andere ook in 2003.
Dit zou geen probleem mogen zijn. Het kan zo zijn dat er custom wijzigingen zijn gedaan op je omgeving waardoor deze niet meer zichtbaar is.
Dat is namelijk 1 van de sterke krachten van SharePoint dat je gezamenlijk in de documenten kunt werken.
[...] Om versie beheer aan te zetten en hoe te gebruiken lees dan deze post. [...]