Wat is SharePoint

Auteur: Caspar Zwart

Het is mij een genoegen om wat te mogen uitleggen over SharePoint. En dan ook nog over het meest belangrijke aspect van SharePoint: Lijsten.

Alles in SharePoint zit in lijsten!

Zodra je een SharePoint site hebt dan is werkelijk alles wat je ziet een item in een lijst. Of het nu gaat om de webgedeeltes, documenten, een agenda of de site zelf. Het zit als item in een lijst. Je kunt heel makkelijk zien welke lijsten er in jouw SharePoint site aanwezig zijn door “View all site content” te kiezen in het menu links. Sommige lijsten zie je hier niet. Zo kun je in standaard teamsites niet de lijst zien waarin de site pagina zit en of kun je de lijst met webgedeeltes alleen maar zien wanneer je de site pagina bewerkt. Maar ze zijn er wel…

En wanneer je bij alle site inhoud bent, dan is door Microsoft bedacht dat een documentenbibliotheek niet onder Lijsten valt, maar in de categorie Documenten bibliotheken. Heel verwarrend, maar daar kijken we gewoon doorheen.

Dus vergeet de categorienamen even en kijk wat er gebeurt als je een willekeurige lijst kiest om de inhoud te bekijken. Bijvoorbeeld een documenten bibliotheek.

Het valt je op dat de documenten in een lijst staan. Je kunt sorteren, filteren, views maken en er zijn speciale functies waarover elke lijst beschikt. Zo kun je in grid-modus je lijst bewerken, exporteren van lijstgegeven en het zelfs als rss-feed zichtbaar maken in elke rss-feedreader. Dat kan in elke lijst. Ook kalenders! Want een kalender kan ook worden weergegeven als en lijst.

Hoe komt dat?

De basis voor SharePoint wordt gevormd door een database… Wat een database is? Een database is een verzameling tabellen (ja, lijsten dus) waarin de onderlinge relaties zichtbaar worden gemaakt. Ok,ok, dat was echt alles over de techniek…

Omdat alles in SharePoint in een tabel in een database zit kun je dus standaard sorteren, groeperen, filteren en nog veel meer van die handige tabelfuncties gebruiken. Je kent ze wel van Excel. Maar dat is nog niet alles. In SharePoint zijn alle tabellen voorzien van extra functies die in het begin best wennen zijn…. En daarom noemen we ze in SharePoint geen tabellen, maar lijsten.

Maar wat kun je dan met lijsten?

In SharePoint 2007 (MOSS2007) zijn alle lijsten voorzien van de volgende functies:

- Zelf aangepaste weergaven (views) maken

Of het nu om een documenten bibliotheek gaat of een gemeenschappelijke agenda, je kunt aangepaste weergaven maken die jouw werk ondersteunen.

Zo kun je bijvoorbeeld een weergave maken die alleen de laatst bewerkte documenten laat zien. Of je kunt de documenten filteren zodat je alleen die documenten ziet die jijzelf hebt gemaakt. Dit is heel handig wanneer je met meerder personen in 1 documenten bibliotheek werkt. Door deze functie is heel goed mogelijk om met meer dan 20 collega’s en meer dan duizend documenten in 1 documentenbibliotheek te werken.

Maar er is nog meer:

- Weergeven als gegevensblad

Of het nu om een kalender gaat of een wikipagina bibliotheek. Je kunt de gegevens altijd weergeven als een gegevensblad waar je de informatie rechtstreeks de tabel kunt bewerken. Vooral wanneer je voor veel documenten de document eigenschappen moet aanpassen is dit heel handig. Het werkt eigenlijk hetzelfde als een tabel in Excel bewerken. Je kunt hiermee een enorme hoeveelheid gegevens bewerken (en ook verpesten natuurlijk).

- Exporteren naar Spreadsheet

Wil je meer met de informatie doen? Geen probleem. Elke lijst kan worden geëxporteert naar Excel. Vandaar uit kan je de gegevens gebruiken voor een rapportage. Vergeet alleen niet om de lijst in Excel om te zetten naar een standaard tabel. Anders loop je het risico de SharePoint lijst grondig te vernaggelen…

- RSS feeds!

RSS feeds kunnen heel handig zijn. Een RSS feed (Real Simple Syndication, vergeet het maar meteen) is een format waarin jouw lijst kan worden weergeven op andere website lokaties. Wanneer je bijvoorbeeld een weergave hebt gemaakt waarin alleen de laatst toegevoegde documenten zichtbaar zijn, dan kun je met de RSS feed optie dit ook zichtbaar maken in een feedreader, of op een pagina van een andere SharePoint site. Zo kun je dus op een andere plek een dashboard of krantje maken met alleen die gegevens die voor jou interessant zijn.

- Waarschuw mij!

Echt heel handig. Wanneer je met meerdere personen in 1 documentenbibliotheek werkt of aan een wiki encyclopedie werkt, dan kun je met Waarschuw mij (Alert me) instellen dat je bij elke wijziging van een document of artikel meteen een e-mail ontvangt waarin staat wie wat heeft gewijzigd. Een dagelijkse of wekelijkse samenvatting is ook mogelijk. Je kunt ook anderen spammen met waarschuwingen wanneer dat goed uitkomt.

- Lijstinstellingen

Het is voor elke lijst mogelijk om een aantal standaard instellingen op maat aan te passen.

Bij de lijstinstellingen kan je versiebeheer, permissies en beschikbare velden aanpassen. Het kan zeker geen kwaad om je met deze standaard instellingen bekend te maken.

Waarom dan verschillende lijsten?

Je hebt het misschien al ontdekt. Er zijn verschillende typen lijsten die afhankelijk van het type lijst een aantal extra functies hebben. Zo heeft de lijst Agenda, als standaard weergave de kalenderweergave en zo heeft een documenten bibliotheek aanvullende functies zoals een document bewerkingsmenu en geavanceerder versie beheer mogelijkheden. Het is dus belangrijk om vooraf goed te bedenken welke lijst je precies nodig hebt omdat je het type lijst niet meer kunt wijzigen nadat je deze hebt aangemaakt.

Een hulpmiddel: wat is je titelveld?

Bij het kiezen van een lijst is het verstandig om specifiek te kijken naar het titelveld. In elke lijst is het titelveld een speciaal veld. Het is het enige veld dat je zichtbaar kunt maken als:

1. Een gewone tekstveld
   
2. Een link naar het item/document
   
3. Een link met bewerkingsmenu
   

Stel dat je een overzicht wil maken van verschillende projectensites in jouw intranet. Dan kun je natuurlijk een aangepaste lijst maken en daar de juiste kolommen toevoegen zoals projectnaam, projectmanager, projectensite en business unit. Zo gepiept. Maar de kans is groot dat je eigenlijk de lijst aan je bezoekers wilt aanbieden op zo’n manier dat ze meteen naar de site kunnen gaan door op de projectnaam te klikken. Dus in dat geval kan je beter beginnen met een Link lijst omdat het titelveld dan al voorzien is van een linkveld! En je hoeft de naam van het project niet dubbel bij te houden.

En misschien heb je een overzicht nodig met alle issues binnen een bepaalde afdeling of voor een bepaald systeem. Je kunt dan natuurlijk een issues/problemen lijst aanmaken. Maar de kans is groot dat je in je issues veel verwijzingen wilt maken naar andere issues of informatie over speciale onderwerpen en termen. Overweeg dan om een Issues lijst te maken met een Wiki bibliotheek. Dat documenteert meteen een stuk sneller.

“Sorry, maar ik ben nog niet echt enthousiast”

Laten we dan eens kijken wat we met deze eenvoudige lijsten kunnen doen:

Voorbeeld: internationale interne customer service site

Stel, jouw afdeling ondersteunt klantvragen in drie verschillende landen voor een software pakket. Er zijn drie kantoren in verschillende steden waar support medewerkers telefonisch en per e-mail vragen beantwoorden. De manager is graag op de hoogte van prioriteit 1 incidenten. Omdat er geen geld is voor een duur support pakket en je wel de beschikking hebt over een SharePoint platform dat in alle kantoren toegankelijk is gaan we dus hier maar mee aan de slag. En dat met 1 lijstje…

Recept:

1 SharePoint site (standaard teamsite)

1 lijst (Wiki bibliotheek, met aanpassingen)

3 standaard rechtengroepen (bezoekers, teamleden, administrator)

1 extra permissie (indienen)

Totale kooktijd: 2 uur

Instructie:

De tijden hieronder zijn indicatief en kunnen variëren van 30 minuten tot 8 uur afhankelijk van de performance van je SharePoint omgeving.

00:00 Site aanmaken

Met neme 1 SharePoint teamsite en noemen ‘m Customer Service.

We accepteren alle standaardinstellingen.

Er worden standaard 3 groepen aangemaakt.

00:10 Rechten regelen

Natuurlijk voegen we de customer support teamleden toe aan de site editors. En uiteraard geven we de manager leesrechten, net als alle andere NT authenticated users (ofwel iedereen die toegang heeft tot de SharePoint omgeving). Ten slotte zorg je ervoor dat er naast jou iemand anders ook site administrator is want je weet maar nooit.

00:30 Cosmetica

Uiteraard voeg je een mooi plaatje toe en wat linkjes enzo. We verspillen zeker een half uur hiermee, maar het oog wil ook wat.

01:00 Lijst maken

We maken hiervoor een Wiki Bibliotheek aan…

? Een Wiki Bibliotheek?

Ja, een Wiki bibliotheek.

Want aangezien alles een lijst is, kunnen we dus ook een wiki bibliotheek veranderen in een incidentenlijst. En door een Wiki bibliotheek te gebruiken kunnen we zowel incidenten als verwijzigen naar instructies en term definities moeiteloos integreren.

01:05 Lijst aanpassen

Via de lijst settings voegen we wat kolommen toe:

Prioriteit: keuzeveld, prio 1, prio 2, prio 3

Type: keuzeveld Incident, Instructie, Definitie

Status: keuzeveld 01 Ingediend, 02 In behandeling, 03 Doorgezet, 04 Afgehandeld

Beschrijving: 1 regel vrije tekst om het incident te beschrijven

Customer Service: Vianen, Seoul, San Francisco

01:15 Weergaven maken

Met “Weergave maken” maken we een weergave voor “CS Vianen” met:

filter op veld Status waarbij Status niet gelijk is aan 04 Afgehandeld

filter op veld Customer Service waarbij gelijk aan Vianen

groeperen op veld Prioriteit

groeperen op veld Status

sorteren op veld: Gemaakt op

Natuurlijk kopiëren we deze weergave met een variant voor “CS Seoul” en “CS San Francisco”

We hebben ook een weergave voor onze manager die we “Prioriteit 1″ noemen:

Filter op Prioriteit = Prio 1 en Status is niet gelijk aan 04 Afgehandeld

01:45 Bijna klaar

Gaaf! We hebben een wereldwijde customer service site gemaakt voor intern gebruik waarbij we het volgende kunnen doen:

Elke afdeling heeft een eigen weergave van eigen incidenten.

De manager heeft een overzicht van alle wereldwijd uitstaande prio 1 calls en met de handige functie “Waarschuw mij”, kan zij instellen dat elke nieuwe Prio 1 call een e-mail bericht genereert zodat zij meteen op de hoogte is. Let op! Er zijn limieten aan het de mailbox van de manager en de performance van een lijst gaat omlaag vanaf een of twee miljoen items.

Instructies kunnen met de Wiki functionaliteit meteen in het geregistreerde incident worden toegevoegd en worden beschreven. Termen die van belang zijn kunnen meteen van wiki links worden voorzien en worden beschreven.

En wat ook mooi is, bij de linkbackpagina van elke term is meteen te zien welke incidenten hieraan verbonden zijn. Natuurlijk exporteer je alle gegevens elke maand om een mooi rapport te maken. En ten slotte publiceer je voor de transparantie alle prio 1 calls op de voorpagina van je bedrijfsintranet met de makkelijke rss feed. Dan weet iedereen waar die aan toe is…

Oh… 1 nadeel. Het titelveld moet uniek zijn. Ik zou als conventie yyymmdd## doen waarbij ## een volgnummer is. Helaas is er nog geen autonummering als standaard wiki titelveld mogelijk. En ergens is er natuurlijk een afweging tussen kosten en gebruikersgemak.

Uiteraard missen er her en der wat stappen en ik wens je dan ook veel oefenplezier met de lijsten van SharePoint!

02:00

Echt waar, alles zit in een lijst.

De auteur is Social Collaboration Expert bij Sogeti Nederland