Wat is SharePoint

Voor wie SharePoint 2007 of 2010 graag wil gebruiken in combinatie met Microsoft Word zal het verhaal over Quick Parts ongetwijfeld brilliant handig gevonden hebben. Maar wie heeft er nu niet last van dat Document Property menu, dat maar niet zichtbaar wil worden. Gaat u het dan uitzoeken of gaat u gewoon weer verder met het werk dat voor u er toe doet?

Helemaal begrijpen doen we het niet maar Microsoft heeft zich hier in de vingers gesneden. Hoe dat?

Word

Het ontwikkelteam van Microsoft Word heeft zijn best gedaan om in de nieuwste versies o.a. QuickParts te introduceren. Echter heeft het team ook besloten Quick Parts uit te zetten wanneer iemand een oud word document opent (formaat word 97-2003).

Ik hoor u denken, dan slaan we deze toch gewoon op als Word 2007 of 2010 (docx). Ja, echter dient er nog een conversie plaats te vinden, voordat u weer de Quick Parts kunt gebruiken. Voor zover deel 1, waarbij u nu ongeveer weet hoe een Word document toch gebruik kan maken van Quick Parts.

SharePoint

Het ontwikkelteam van Microsoft SharePoint heeft voor zowel 2007 als 2010 aardig zitten slapen hier. Want in beide producten wordt het standaard document type altijd voorzien van een oudere word versie dan 2007.

Dit betekent dat u Out Of the Box (uit de doos) geen gebruik kunt maken van Quick Parts wanneer u een Nieuw Document aanmaakt in een document library.

En gezien Microsoft helemaal graag ziet dat u Word 2010 gebruikt in combinatie met SharePoint 2010, is het een gemiste kans. Gelukkig leest u deze blogpost en kunt u weer verder met de activiteiten waar u gebleven was.

Wat moet u doen?

Vervang het standaard document type voor een brand new 2007/2010 exemplaar via de Content Types beheer module van uw Site Collection en u heeft voortaan volledige toegang tot de Quick Parts. Doe dit ook voor de zelf aangemaakte Content Types. Hoe kan dat?

Ga naar het instellingen paneel van uw Site Content Type: Document. Dit doet u op het hoogste niveau van uw site.

Voorbeeld:
http://uwsite/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0×0101

Het type 0×0101 is in elke SharePoint omgeving hetzelfde.

Kies vervolgens voor Advanced settings / Geavanceerde instellingen

Kies upload a new document template / upload een nieuw document sjabloon

Zorg dat u een Document upload dat:
1. Opnieuw is aangemaakt in Word 2007 of hoger
2. Geconverteerd is via de speciale Word conversie keuze in het Ribbon menu

Maak voortaan een nieuw document aan in SharePoint en maak gebruik van de geweldige Quick Part features.