Wat is SharePoint

Regelmatig hoor ik dat mensen graag zouden willen kiezen uit meerdere sjablonen of uit meerdere basis programma’s in een document bibliotheek.

Zo zou men willen kiezen bijvoorbeeld een Standaard brief opgemaakt in de huisstijl van het bedrijf of een fax. Standaard ziet het er zo uit:

Een uitgewerkte bibliotheek kan er zo uitzien:

Binnen SharePoint heb je de mogelijkheid om meerdere Site inhoudstypen(sjabloon basis meta data) in te stellen op een bepaalde document bibliotheek op te nemen Site inhoudstypen zijn bijv Basis pagina form etc.

Ook is er een mogelijkheid om zelf Site inhoudstypen aan te maken voor je sjabloon. Deze kun je dan later koppelen aan je sjabloon.

Hieronder zal ik uitleggen hoe je dat doet.

Ga naar site acties->Site instellingen

Ga hierbinnen naar site inhoudstypen

Daarna kies je voor maken. Overigens zie je hier ook al een aantal standaard types staan maar voor deze keer gaan we een nieuwe maken.

Na op maken gedrukt te hebben komt het volgende scherm waar basis elementen in moeten staan

Geef een naam en eventuele beschrijving aan het type.

Daarna kies je als bovenliggend type:Documentinhoudstype en document.

We maken in dit geval een nieuwe groep aan omdat het een specifieke aanpassing is voor deze omgeving(bedrijf)

Hierna klikken we op OK en krijg je het volgende scherm te zien:

Het inhoudstypen is aangemaakt alleen zit hier nog geen document aan vast. Om dit te doen gaan we naar geavanceerde instellingen

Om een Sjabloon te koppelen aan deze inhouds Type moet je een bestaand document(dus geen dot) hebben. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld een Word of Excel document. Je hebt de mogelijkheid om een document te uploaden of de URL op te geven. Je zou er voor kunnen kiezen om in een andere Document bibliotheek al je sjablonen te bewaren. De Sjablonen kunnen dan makkelijker worden beheerd en aangepast en je kunt gebruik maken versie beheer op je sjablonen. Wanneer je hiervoor kiest dan koppel je de URLs van de templates eenmalig aan een inhoudstype. Vervolgens kun je de sjablonen zo vaak aanpassen als je wil zonder opnieuw je inhoudstype te configureren. In dit voorbeeld kies ik voor een nieuwe documentsjabloon uploaden:

De volgende stap is om de inhoudstype toe te voegen aan de desbetreffende Document bibliotheek in ons geval “aangepaste Bibliotheek”. Ga naar de Document bibliotheek

en kies daar voor de tab: Bibliotheek daarna kies je voor instellingen en bibliotheek instellingen

Kies voor geavanceerde instellingen:

Kies voor beheer van inhoudstypen toestaan JA(standaard staat deze op nee).

Dit zorgt ervoor dat je in het instellingen menu van je Document bibliotheek de mogelijkheid hebt om meerdere site inhoudstypen toe te voegen aan je bibliotheek, dit hoef je per Document bibliotheek maar één keer te doen.

Als je terug komt in het instellingen menu van je bibliotheek dan kun je nu bij inhoudstypen “toevoegen vanuit bestaande typen Site-inhoud” kiezen

Na te klikken op Toevoegen kom je in het menu waar alle site inhoud type staan:

We kiezen nu waar “Alle groepen” staat de naam van je groep in ons geval KbWorks.

We zien dat we maar 1 beschikbaar type hebben en klikken op toevoegen. Indien er meerdere sjablonen beschikbaar zijn kunnen we deze ook toevoegen aan de bibliotheek

Hierna klikken we op OK.

Als we nu naar de document bibliotheek gaan dan kun je nu via nieuw zien dat onze offerte is toegevoegd aan het lijstje te kiezen sjablonen

Dit kun je herhalen en natuurlijk kun je het inhoudstype uitbreiden met andere meta data zodat deze standaard word meegenomen in de template.

Ik zal later nog een filmpje toevoegen hoe dit alles in zijn werk gaat.

Mocht je opmerkingen etc hebben hoor ik ze graag.