Zo zou men willen kiezen bijvoorbeeld een Standaard brief opgemaakt in de huisstijl van het bedrijf of een fax. Standaard ziet het er zo uit:

Een uitgewerkte bibliotheek kan er zo uitzien:

Binnen SharePoint heb je de mogelijkheid om meerdere Site inhoudstypen(sjabloon basis meta data) in te stellen op een bepaalde document bibliotheek op te nemen Site inhoudstypen zijn bijv Basis pagina form etc.

Ook is er een mogelijkheid om zelf Site inhoudstypen aan te maken voor je sjabloon. Deze kun je dan later koppelen aan je sjabloon.

Hieronder zal ik uitleggen hoe je dat doet.

Ga naar site acties->Site instellingen

Ga hierbinnen naar site inhoudstypen

Daarna kies je voor maken. Overigens zie je hier ook al een aantal standaard types staan maar voor deze keer gaan we een nieuwe maken.

Na op maken gedrukt te hebben komt het volgende scherm waar basis elementen in moeten staan

Geef een naam en eventuele beschrijving aan het type.

Daarna kies je als bovenliggend type:Documentinhoudstype en document.

We maken in dit geval een nieuwe groep aan omdat het een specifieke aanpassing is voor deze omgeving(bedrijf)

Hierna klikken we op OK en krijg je het volgende scherm te zien:

Het inhoudstypen is aangemaakt alleen zit hier nog geen document aan vast. Om dit te doen gaan we naar geavanceerde instellingen

Om een Sjabloon te koppelen aan deze inhouds Type moet je een bestaand document(dus geen dot) hebben. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld een Word of Excel document. Je hebt de mogelijkheid om een document te uploaden of de URL op te geven. Je zou er voor kunnen kiezen om in een andere Document bibliotheek al je sjablonen te bewaren. De Sjablonen kunnen dan makkelijker worden beheerd en aangepast en je kunt gebruik maken versie beheer op je sjablonen. Wanneer je hiervoor kiest dan koppel je de URLs van de templates eenmalig aan een inhoudstype. Vervolgens kun je de sjablonen zo vaak aanpassen als je wil zonder opnieuw je inhoudstype te configureren. In dit voorbeeld kies ik voor een nieuwe documentsjabloon uploaden:

De volgende stap is om de inhoudstype toe te voegen aan de desbetreffende Document bibliotheek in ons geval “aangepaste Bibliotheek”. Ga naar de Document bibliotheek

en kies daar voor de tab: Bibliotheek daarna kies je voor instellingen en bibliotheek instellingen

Kies voor geavanceerde instellingen:

Kies voor beheer van inhoudstypen toestaan JA(standaard staat deze op nee).

Dit zorgt ervoor dat je in het instellingen menu van je Document bibliotheek de mogelijkheid hebt om meerdere site inhoudstypen toe te voegen aan je bibliotheek, dit hoef je per Document bibliotheek maar één keer te doen.

Als je terug komt in het instellingen menu van je bibliotheek dan kun je nu bij inhoudstypen “toevoegen vanuit bestaande typen Site-inhoud” kiezen

Na te klikken op Toevoegen kom je in het menu waar alle site inhoud type staan:

We kiezen nu waar “Alle groepen” staat de naam van je groep in ons geval KbWorks.

We zien dat we maar 1 beschikbaar type hebben en klikken op toevoegen. Indien er meerdere sjablonen beschikbaar zijn kunnen we deze ook toevoegen aan de bibliotheek

Hierna klikken we op OK.

Als we nu naar de document bibliotheek gaan dan kun je nu via nieuw zien dat onze offerte is toegevoegd aan het lijstje te kiezen sjablonen

Dit kun je herhalen en natuurlijk kun je het inhoudstype uitbreiden met andere meta data zodat deze standaard word meegenomen in de template.

Ik zal later nog een filmpje toevoegen hoe dit alles in zijn werk gaat.

Mocht je opmerkingen etc hebben hoor ik ze graag.

Hallo Paul,

Ik gebruik nu dropbox. Ongetwijfeld bekend, maar om mijn vraag in te leiden:

Dropbox plaatst een virtuele map in je eigen root, waarmee je makkelijk via Office documenten in de betreffende map kan opslaan en inzien. Via Bestandsbeheer eenvoudig te bekijken. En de documenten zijn direct beschikbaar voor de andere mensen die je hebt uitgenodigd.

Ik heb sinds gisteren een testaccount aangemaakt gekregen voor SharePoint, maar ik heb de indruk dat ik de bestanden handmatig moet uploaden naar het net en, als dat waar is, dan betekent dat een héle stap terug ten opzichte van Dropbox. Kan me eigenlijk niet voorstellen dat het zo zou werken.

Ik heb ook wat gezien over Sharepoint Workspace. Wat is de rol van dat Workspace in dit geheel?

Deze vraag hoor ik vaker van mensen die nooit met SharePoint hebben gewerkt en Technisch niet begrijpen hoe SharePoint werkt.

Dit is logisch zij zijn immers eind gebruikers en hun interesseert het niet of het linksom of rechtsom er staat. Voor de meeste mensen lijkt SharePoint op een grootte harde schijf waar je je documenten etc op zet.

Met het Verschil dat SharePoint op een server ergens staat in plaats van op hun C schijf.

Maar veel mensen willen juist gewoon op de C schijf op slaan en dat het dan automatisch naar Dropbox of SharePoint of office365 gaat zal hun een zorg zijn.

Sowieso is het misschien makkelijk om uit te leggen dat als je SharePoint gebruikt je eigenlijk niet meer in Mapjes moet denken. Dit is een heeft zeer grootte omslag in denken en kost ook de meeste tijd om aan te wennen.

Maar als ik niet meer in mappen mag denken hoe moet ik er dan mee omgaan is de volgende vraag. Dit kun je door Meta data te gebruiken voor meer informatie hierover kun je naar deze post gaan.

Doormiddel van Meta data krijg je eigenlijk alle data in 1 lijst maar kun je via de view binnen SharePoint filteren op een meta tag waarbij je vroeger en map zou selecteren. Dit maakt het ook makkelijker om binnen SharePoint te zoeken etc.

Natuurlijk kan ik hier nog veel meer over vertellen maar daar wil ik niet te veel over schrijven in deze post.

Nu zijn er mensen die dit niet willen of hier later pas aan willen. Hiervoor zijn diverse oplossingen waardoor je toch een beetje de Dropbox experience krijgt.

1. Niet offline syncen maar wel online. Dat wil zeggen je maakt een verbinding aan als netwerk schijf deze werkt alleen als je verbinding hebt met het netwerk 
2. Workspace installeren dit zit standaard bij E3 van office365(wat is office 365?) of in Office 2010 Professional. Hiermee kun je zowel Online als offline syncen alleen heb je hier dit programma voor nodig. Deze synced op het moment dat je online bent. Dus op het moment dat je aanpassingen doet buiten de deur en je komt terug op kantoor en maakt verbinding met het netwerk worden alle documenten netjes geüpload naar SharePoint. Ook kun je in het document netjes je meta data bij houden.

Ik hoop dat dit de vraag een beetje beantwoord. Mochten er toch nog vragen zijn zie ik graag de opmerkingen.

Ondervindt u ook problemen met uw elektronisch bestandsbeheer en herkent u zich in de volgende scenario’s :

-Bestanden zijn slecht terug te vinden.

-Onoverzichtelijke mappenstructuur.

-Bestanden staan verspreidt op lokale pc’s in plaats van een centrale locatie.

-U verwijdert per ongeluk een bestand en moet eerst weer een back-up terug laten zetten.

-Welk persoon binnen uw organisatie zit waar en hoe is deze te bereiken ?

-Bestaat er een manier om makkelijk en veilig samen te werken ?

-U kunt niet beschikken over de laatste documenten van uw mensen die buiten kantoor werkzaam zijn

En klinkt “ontzorgen van deze problematiek” u als muziek in de oren ? Dan komt KbWorks graag met u in contact.

Over KbWorks

KbWorks is een specialist op het gebied van Document Management ,intra/extranet oplossingen en online communicatie. Door middel van de inzet van bewezen Microsoft Technologie “ontzorgen” wij u. Hierbij maken wij  grotendeels gebruik van het Microsoft SharePoint platform en Microsoft Office 365. KbWorks is door de zeer brede ervaring binnen dit vakgebied expert als het gaat om het implementeren van maatwerk oplossingen binnen uw organisatie. Hierbij is optimalisatie van uw bedrijfsproces Key-factor.

Ontzorgproces

Uiteraard ervaart elk bedrijf en soms zelfs elk individu andere problemen. Om snel en doeltreffend te werk te gaan maken wij in het primaire ontzorg proces een scan van de volgende vragen:

-Wat is de huidige situatie. Welke problemen zijn er bekend op bedrijfs en individueel niveau ?

-Wat is de gewenste situatie ?

-Welke aanpassing past bij u ?

-Wat is er benodigd om de oplossing te realiseren ?

-Zijn wij de partij die u een maximaal renderende oplossing kunnen bieden ?

Op het moment dat wij op bovenstaande vragen een antwoord hebben nemen wij samen met u de mogelijkheden door die u het beste passen. Hierbij houden wij de verhouding budget versus gekozen oplossing scherp in de gaten. Vanzelfsprekend laten wij u na de oplevering niet achter met een opgeleverde oplossing maar assisteren wij u ook met het implementatieproces, opleiding en, indien gewenst het in beheer nemen van de opgeleverde omgeving.

Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen ontzorgen ? Neem dan gerust contact met ons op voor een kennismaking.

Here’s an excerpt:

The concert hall at the Syndey Opera House holds 2,700 people. This blog was viewed about 22.000 times in 2011. If it were a concert at Sydney Opera House, it would take about 8 sold-out performances for that many people to see it.

Click here to see the complete report.

Nu kan je op je hoofdpagina Webparts toevoegen. Webparts worden gebruikt om data te displayen.

In dit geval voegen we de lijst toe aan de hoofdpagina door middel van een webpart.

Ga naar edit page via site acties

Klik op pagina bewerken.

De pagina is nu in edit mode

klik op invoegen

Klik op meer onderdelen.

Ga hierna naar lijsten en bibliotheken.

Hier selecteren we de lijst (lijstvoorbeeld) en klikken op toevoegen.

Zoals je nu ziet is de lijst toegevoegd en lijkt op het invoer scherm. Deze lijst kun je nu slepen naar de plaats waar jij dat graag zou willen.

Ook is het mogelijk om 2 keer deze lijst toe te voegen maar let wel op dat je dan 2 keer dezelfde data krijgt.

Dit komt omdat de webpart enkel de data showt en de data in dit geval hetzelfde blijft.

Wel is het mogelijk om het webpart te stijlen.

Hierbij een filmpje hoe met dezelfde content als hierboven.

Er zijn een aantal abonnementen van zzp tot Enterprise bedrijven.

Hieronder vind je een lijstje van alle abonnementen die standaard verkrijgbaar zijn.

Eerst de Enterprise abonnementen je kan deze direct uitproberen door op de E en het nummer te klikken.

Hieronder volgen de abonnementen voor kiosk medewerkers.

Voor de ZZPers zijn er andere abonnementen zie hieronder

Deze Gegevens zijn ook in pdf te downloaden

E abonnementen

K abonnementen

P abonnementen

Ik hoop dat met deze post het duidelijker is geworden wat de mogelijkheden

Zijn met Office365.

Natuurlijk zijn er nog veel meer vragen maar deze kan ik niet in deze post behandelen.

Ik raad jullie aan om deze of via twitter aan mij te stellen.

In SharePoint heb je op de meeste plaatsen de mogelijkheid om Alerts(waarschuwingen) in te stellen wanneer items veranderen. Bijv.

We kunnen een Alert(waarschuw mij) zetten wanneer iemand dit plaatje aanpast in de bibliotheek dit kan voor ieder item in de lijst.

Als je de waarschuwingen zo instelt dat je ze per mail krijgt dan kun je instellen wanneer je de waarschuwing wil krijgen bijv. als iemand iets toevoegt in de bibliotheek of wanneer iemand iets veranderd in de bibliotheek.

Tot een lijst van wijzigingen die afgelopen weer zijn gedaan.

Hetzelfde principe kan op een individueel document zodat je precies ziet wie wanneer wat aanpast. Dit is handig wanneer niemand aan het document mag zitten bijvoorbeeld.

In SharePoint hebben wij onder andere een begroting staan het is natuurlijk erg makkelijk om te zien wanneer iemand hier aan heeft gewerkt en wat er is gewijzigd.

Als je nu bijvoorbeeld op de bibliotheek deze wijzigingen wil hebben kun je via acties waarschuwingen genereren.

Hierna zie je het volgende scherm en kun je de instellingen doen.

Na Ok is de alert(waarschuwing) ingesteld.

De klant zei tegen mij ja In Excel kan dat makkelijk dus wat zijn nou redenen om een Lijst te maken in plaats van een Excel sheet te gebruiken.

Voordelen van een SharePoint lijst

Wanneer je een SharePoint Lijst aanmaakt krijg je een aantal voordelen die Excel of een database niet hebben:

• Een mooie user interface die je data laat bewerken, filteren, sorteren en groeperen
  
• mogelijkheid om binnen je Site/Lijst te zoeken.
  
• Security op lijst niveau list level en met wat meer moeite op item niveau
  
• Koppelingen maken naar andere lijsten
  
• De prullenbak waaruit je items terug kunt zetten als je ze per ongeluk verwijderd.
  
• Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd de data wijzigen.
  
• Rich tekst ondersteuning
  
• SharePoint waarschuwingen(alerts)
  
• RSS op de lijst.
  
• De mogelijkheid om data uit andere systemen te selecteren doormiddel van de BDC opzoek kolommen
  

SharePoint Lijst beperkingen

Het processen van data

Het automatisch veranderen van data is veel moeilijker en kost meer tijd eventueel zelfs maatwerk. Denk hierbij aan bedrijfsprocessen(workflows) maken en of gebruik maken van webservices

Conclusie

Het is erg data afhankelijk of je nu wel of niet SharePoint lijsten gaat gebruiken. Het ligt eraan hoeveel je wil doen voor zware berekeningen zou ik Excel gebruiken voor simpele dingen zoals Verjaardag lijstje etc. SharePoint.

Mocht je andere toevoegingen hebben geef dan aub commentaar.

Na Microsoft BPOS met veel succes te hebben uitgerold bij onze klanten waren wij op voorhand al zeer enthousiast geworden over dit product mede aangewakkerd door de marketing machine van Microsoft. Na een relatief eenvoudige migratie van ons oude intranet portaal naar Office365 maakte Microsoft zijn belofte meer dan waar. Het product draait fantastisch, is makkelijk te beheersen en is bijna out of te box al zeer goed te gebruiken. Kortom een zeer fijne eerste indruk van Microsoft Office365 daar het doet wat het beloofd te doen zonder lastige hobbels die genomen moeten worden. Kortom aan de Microsoft kant geen enkel puntje van kritiek. De vragen die wij hadden zijn zeer goed, snel en professioneel door Microsoft medewerkers beantwoord dus een dikke Thumbs up voor hen.

De verbazing en het venijn zat hem zoals altijd in de staart. Bij het configureren van onze mobiele devices als laptops, I-Pads en telefoons hadden wij in eerste instantie geen enkel probleem met de autodiscovery van de mailserver en de mailboxen totdat wij aankwamen bij gebruikers die gebruik maakten van een Blackberry Enterprise Server (BES). Dit toestel wordt zeker in de zakelijke markt zeer veel gebruikt en wordt ook door Microsoft Office365 ondersteund. Echter het zal niet lukken om op dit moment een Blackberry BES aan een Office365 omgeving te koppelen. Hier is simpelweg nog geen oplossing voor gebouwd door Research in Motion (RIM) (De fabrikanten van Blackberry software). Zoals het er nu uitziet komt er een gratis connector van RIM beschikbaar aan het einde van 2011. Zie ook : http://community.office365.com/en-us/b/microsoft_office_365_blog/archive/2011/03/16/office-365-and-blackberry.aspx

Nadat een marktleider als RIM ons zo een desillusie had bezorgd zijn wij op zoek gegaan naar een goed alternatief waarbij het ook mogelijk was zaken als agenda en taken te syncen zodat de functionaliteit van de blackberry behouden bleef. Wij hebben als tussenoplossing nu gebruik gemaakt van het pakketje : Astrasync -> http://www.astrasync.com/. Hiermee zijn wij wel in staat te syncen met de exchange server binnen Office 365 en kunnen Blackberry BES gebruikers weer opgelucht adem halen. Hieronder voegen wij nog een beschrijving toe voor de activatie van Blackberry BIS in combinatie met Office365.

Blackberry and BPOS / Exchange Online

Today on of our clients asked about the possibility to connect their Blackberry’s to an Exchange Online environment. Because they only have 12 mobiles and currently don’t use Blackberry we advised them to use BIS instead of BES.

Below you’ll find a description on using Blackberry Internet Service (BIS) with Exchange Online. It was created by the Microsoft Online Services Team.

This article provides instructions to connect your Blackberry Internet Service (BIS) account with Microsoft Online Services. BIS only provides e-mail synchronization with Exchange Online.

1. Go to your wireless provider’s BIS site.
2. Click Setup Account.
3. Enter your e-mail address and password.
4. At this point, BIS autodiscover prompts you for additional information. Select the radio button for the option I will provide the settings to add this email account, and then click Next.
5. On the Select Account Type screen, select the radio button for the option This is my work email account, and click Next.
6. On the Set Up An Existing Work Email Account screen, select radio button option for I can access my email account using a Web browser (Outlook Web Access), and click Next.
7. Enter the OWA URL for your location as follows:

• North America – https://red001.mail.microsoftonline.com
• Europe – https://red002.mail.emea.microsoftonline.com
• Asia – https://red003.mail.apac.microsoftonline.com
• For “User Name”, enter the email address you use to sign in to Microsoft Online Services.
• For “Password”, enter the password you use to sign in to Microsoft Online Services.
• For “Email address”, enter the email address you use to sign in to Microsoft Online Services.
• For “Mailbox name”, leave blank.

Your Microsoft Online Services e-mail account should now be successfully added to your list of “Valid Email Accounts” for Blackberry Internet Service. A new mailbox will appear on your Blackberry shortly.

The BIS infrastructure is run by Research In Motion and your wireless provider, and these instructions may change as the service is updated. As mentioned previously, BIS provides e-mail connectivity only.

Als een eindgebruiker een web part heeft gesloten (In dit geval een Content Editor Web Part), is het relatief simpel om dit weer terug te zetten. Het maakt daarbij niet uit of het in de personal view is gesloten of voor bijvoorbeeld een teamsite.

Type achter de URL ?Contents=1
Je komt nu in de Web Part Page Maintenance

Vink het Web Part aan wat de eindgebruiker heeft verwijderd.

Klik op Reset en het Web Part is voor iedereen weer zichtbaar.

Overigens werkt dit ook voor defecte Web Parts, met name Content Editor Web Parts willen hier nog wel eens problemen mee hebben, mogelijk omdat er code uit in de Source wordt geplakt. In dat geval klik je niet op Reset, maar op Delete.

Als het om een Publishing Site gaat, dien je het Web Part eerst uit te checken, voordat je beide acties kunt uitvoeren.