Even een aanvulling.

Paul beschrijft het pad dat je eerst een document in bijvoorbeeld Word maakt en het dan op SharePoint plaatst. Dan zul je daarna inderdaad de metadata in moeten vullen, immers je wilt een document ook weer gemakkelijk en bij voorkeur op grond van meerdere kenmerken terug kunnen vinden.

Het alternatieve pad is, om te starten In SharePoint zelf.
Onder de knop New/Nieuw in de document bibliotheek kunnen sjablonen (content types) van praktisch elke Office applicatie beschikbaar worden gesteld, ook sjablonen van documenten die je frequent gebruikt.

Als je op deze manier een Word document start, wordt het document informatiepaneel getoond, naast de standaard informatie (Auteur, aanmaakdatum, etc), wordt hier ook de meta data die betrekking heeft op deze bibliotheek getoond.

Op die manier kun je de bestanden meteen de juiste informatie meegeven, zoals vergaderdatum, onderwerp, trefwoorden, categorie, status.

De combinatie met Office 2010 geeft je overigens de mogelijkheid om een locatie waarnaar je documenten vaak upload, vast te pinnen, zoals dat al gebruikelijk was met Office 2007 met documenten.

Groet Siebe de Vries

Dank voor je reactie. Er zijn verschillende manieren hoe om te gaan met documenten.
misschien dat ik hier een aparte blogpost voor moet schrijven.

Om heel kort hier op in te gaan. De reden waarom je documenten zou moeten uploaden is dat SharePoint met Meta Data werkt.
Dit houdt in dat je in een document bibliotheek extra kolommen hebt waar je op kunt filteren. Deze moeten wel ingevoerd worden als je een document upload.

maar het is natuurlijk ook mogelijk om deze meta data niet in te vullen en documenten gewoon te uploaden.
Hiervoor zou je kunnen kiezen voor workspace een tool die het mogelijk maakt om offline te werken en die automatisch synchroniseerd op het moment dat je weer online komt en verbinding kan maken met de SharePoint omgeving.

Ook is het mogelijk om een netwerk mapping aan te maken. Dit Werkt dan eigenlijk hetzelfde als Dropbox.

Ik ga hier binnenkort een blogpost over schrijven omdat ik dit wel een leuke vraag vind.

gr,

Paul Keijzers

Ik gebruik nu dropbox. Ongetwijfeld bekend, maar om mijn vraag in te leiden:

Dropbox plaatst een virtuele map in je eigen root, waarmee je makkelijk via Office documenten in de betreffende map kan opslaan en inzien. Via Bestandsbeheer eenvoudig te bekijken. En de documenten zijn direct beschikbaar voor de andere mensen die je hebt uitgenodigd.

Ik heb sinds gisteren een testaccount aangemaakt gekregen voor Sharepoint, maar ik heb de indruk dat ik de bestanden handmatig moet uploaden naar het net en, als dat waar is, dan betekent dat een héle stap terug ten opzichte van Dropbox. Kan me eigenlijk niet voorstellen dat het zo zou werken.

Ik heb ook wat gezien over Sharepoint Workspace. Wat is de rol van dat Workspace in dit geheel?

Bedankt!

René Rombouts

Ik denk dat je dan moet kijken op engelstalige site zoals Nothingbutsharepoint.com.

gr,

Paul Keijzers

Groet
Jos de Graaf